Datenschutzrichtlinie

1. Wer wir sind und was diese Richtlinie abdeckt

Rovemark, Inc. stellt souveräne KI-Infrastruktur, Software und Dienste bereit. Diese Datenschutzrichtlinie gilt für unsere Websites, unsere gehostete Plattform, APIs und Anwendungen – einschließlich Logica Deck –, sofern Rovemark darüber entscheidet, wie personenbezogene Daten verwendet werden. Produktspezifische Erläuterungen in dieser Richtlinie gelten nur dann, wenn Sie die entsprechende Funktion nutzen.

Unsere Anschrift lautet: 2810 N Church St STE 91903, Wilmington, DE 19802, Vereinigte Staaten. Bei Fragen zum Datenschutz, zu Ihren Datenrechten oder bei Unterstützungsanfragen wenden Sie sich bitte an [email protected]. Allgemeine geschäftliche Anfragen können an [email protected] gerichtet werden.

2. Rovemark und der Betreiber Ihres Arbeitsbereichs

Bei Besuchen unserer Website, in direkten Kundenbeziehungen, bei der Abrechnung, der Gewährleistung der Dienstsicherheit sowie beim Support fungiert Rovemark als die für die hier beschriebene Datenverarbeitung verantwortliche Stelle. Wenn wir Inhalte eines Arbeitsbereichs im Auftrag eines Kunden verarbeiten, legt dieser Kunde die Zwecke und Berechtigungen fest; unsere Verarbeitung erfolgt gemäß seinen Anweisungen und der jeweils geltenden Vereinbarung.

Bei einer selbst gehosteten oder vom Kunden betriebenen LogicaOS-Installation kontrolliert die betreibende Organisation oder Person die Nutzer, die Inhalte des Arbeitsbereichs, die Speicherung, Backups sowie die konfigurierten Anbieter. Die Installation einer Rovemark-Anwendung gewährt Rovemark nicht automatisch Zugriff auf sämtliche Inhalte dieser Installation. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Administrator für den Arbeitsbereich nach der Konfiguration und weiteren Hinweisen. Ein Dienstleistungsvertrag oder ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung kann zusätzliche Schutzmaßnahmen vorsehen.

3. Informationen, die wir verarbeiten

• Konto- und Beziehungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Profilbild, Organisation, Rolle, Einladungen, Authentifizierungs- und Sitzungskennungen, Präferenzen sowie Nachrichten, die Sie an den Vertrieb oder den Support senden.
• Inhalte des Arbeitsbereichs (Workspace): Prompts, Konversationen, Anweisungen für Agenten, „Erinnerungen“ (Memories), Missionen, Aufgaben, Zeitpläne, Ereignisse aus verknüpften Kalendern, Dateien, Bilder, Dokumente, Code, Terminalbefehle und deren Ausgaben sowie Ergebnisse, die Sie übermitteln oder auf die Sie zugreifen. Diese Inhalte können personenbezogene Daten enthalten, die von Ihnen oder einem anderen autorisierten Teilnehmer bereitgestellt wurden.
• Integrationsdaten: Autorisierungstokens, ausgewählte Zugriffsbereiche (Scopes), Kennungen verknüpfter Konten sowie Informationen, die über die von Ihnen angebundenen Dienste abgerufen oder übertragen werden. Verknüpfen Sie nur Konten und stellen Sie nur Inhalte bereit, zu deren Nutzung Sie berechtigt sind.
• Abrechnungsdaten: Abonnement-Plan, Guthaben, Käufe, Rechnungen, Ansprechpartner für die Abrechnung, Transaktionskennungen und Zahlungsstatus. Zahlungsdienstleister verarbeiten Zahlungsdaten gemäß der gewählten Zahlungsmethode; Rovemark verwendet die Transaktionsinformationen, die zur Verwaltung des Kaufs erforderlich sind.
• Technische Informationen: IP-Adresse, Geräte- und Browsereigenschaften, App-Version, Anfrage- und Verbindungszeiten, Sicherheits- und Audit-Ereignisse, Dienstnutzung, Fehler sowie betriebliche Diagnosedaten. Diese sind von optionalen Kennzahlen der Marketing-Website zu unterscheiden.
• Öffentliche Quellen und Quellen Dritter: Öffentliche Seiten und Datensätze, die über Recherche-, Erfassungs- oder KI-Sichtbarkeitstools abgerufen wurden; Informationen, die von konfigurierten Anbietern bereitgestellt werden; sowie Inhalte, die von Administratoren des Arbeitsbereichs oder anderen Mitarbeitern geteilt wurden. Auch öffentliche Quellen können personenbezogene Daten enthalten.
• Formulare auf der Website: Kontakt- und geschäftliche Angaben, die Sie freiwillig bereitstellen – etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Rolle, Land, Stadt, Teamgröße sowie der Inhalt Ihrer Anfrage. Geben Sie keine Passwörter oder sensiblen Informationen an, die nicht für Ihre Anfrage relevant sind.

4. Warum wir Informationen verwenden und die entsprechende Rechtsgrundlage

• Zur Erstellung und Verwaltung von Konten, zur Authentifizierung von Zugriffen, zur Bereitstellung angeforderter Funktionen, zum Betrieb autorisierter Agenten und Integrationen, zur Aufrechterhaltung der Kontinuität von Arbeitsbereichen, zur Bereitstellung von Support sowie zur Abwicklung von Käufen: Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung von Maßnahmen, die Sie vor Vertragsschluss angefordert haben.
• Zur Absicherung von Diensten, zur Untersuchung von Missbrauch, zur Gewährleistung der Zuverlässigkeit, zur Fehlerdiagnose und zur Verwaltung von Geschäftsbeziehungen: berechtigte Interessen am Betrieb sicherer und effektiver Dienste, abgewogen gegen die Rechte der betroffenen Personen.
• Zur Führung erforderlicher Finanzunterlagen, zur Beantwortung rechtmäßiger rechtlicher Anfragen sowie zur Erfüllung sonstiger geltender Verpflichtungen: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Für optionale Website-Metriken, Berechtigungen oder andere Verarbeitungsvorgänge, die Ihre Zustimmung erfordern: Einwilligung. Sie können diese über die entsprechenden Steuerelemente oder durch Kontaktaufnahme mit uns widerrufen; ein Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt ist.
• Für die Verarbeitung in Arbeitsbereichen (Workspaces), die vom Kunden kontrolliert werden: Der Kunde legt den jeweiligen Zweck und die Rechtsgrundlage fest. Die bloße Verfügbarkeit einer Funktion berechtigt noch nicht zur Verarbeitung von Informationen Dritter.

5. KI, Speicherfunktionen und automatisierte Aktionen

KI-Funktionen können die für Ihre Anfrage erforderlichen Eingaben und Kontextdaten an einen für den Arbeitsbereich ausgewählten Modell- oder Tool-Anbieter übermitteln. Gespeicherte Informationen, Abrufprozesse und der Nutzungsverlauf dienen der Unterstützung der Dienste innerhalb des Arbeitsbereichs; dies ist nicht mit dem Training eines allgemeinen KI-Modells gleichzusetzen. Diese Richtlinie berechtigt Rovemark nicht dazu, private Inhalte aus Arbeitsbereichen zum Training allgemeiner KI-Modelle zu verwenden.

Externe Modellanbieter wenden ihre eigenen Nutzungsbedingungen, Aufbewahrungsrichtlinien und Kontrollmechanismen für die Datennutzung an. Ob die Verarbeitung lokal oder in der Cloud erfolgt, hängt von der tatsächlichen Implementierung und der Konfiguration durch den Anbieter ab; der Begriff „souverän“ stellt keine Garantie dafür dar, dass jede mögliche Integration ausschließlich auf Ihrem eigenen Gerät ausgeführt wird. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Administrator, welche Dienste Ihre Informationen erhalten.

Agenten und Routinen können im Rahmen ihrer konfigurierten Berechtigungen Empfehlungen aussprechen oder Aktionen ausführen. Nutzer und Betreiber von Arbeitsbereichen müssen die daraus resultierenden Ergebnisse überprüfen und entsprechende Genehmigungsverfahren einrichten. Wir verwenden keine optionalen Website-Metriken, um Entscheidungen zu treffen, die für Einzelpersonen rechtliche oder ähnlich schwerwiegende Folgen haben. Falls Sie der Ansicht sind, dass eine automatisierte Aktion Ihre Rechte beeinträchtigt hat, setzen Sie sich bitte mit uns sowie mit dem Administrator Ihres Arbeitsbereichs in Verbindung.

6. Wer Informationen erhalten kann

• Der Administrator Ihres Arbeitsbereichs, autorisierte Mitarbeiter sowie das Gerät oder der Server, mit dem Sie eine Verbindung herstellen – jeweils gemäß den für den Arbeitsbereich festgelegten Berechtigungen.
• Anbieter von Infrastruktur, Hosting, Datenspeicherung, Bereitstellung, Sicherheit, Support und Zahlungsabwicklung, die für den Betrieb der Dienste erforderlich sind. Je nach Funktion können dazu Stripe für die Abrechnung auf der Plattform, weitere beim Bezahlvorgang angezeigte Zahlungsdienste sowie ein eingerichteter Nachrichtendienst für die interne Nachverfolgung von Kontaktanfragen gehören.
• Externe Anbieter – etwa für KI, Browser-Funktionen, Repositories, Kalender, Nachrichtenübermittlung oder andere Integrationen –, die bei einer von Ihnen oder Ihrem Arbeitsbereich (Workspace) autorisierten Aktion zum Einsatz kommen. Deren Datenverarbeitung unterliegt den jeweiligen Nutzungsbedingungen der Anbieter sowie der entsprechenden Konfiguration.
• Google Analytics für optionale Website-Statistiken (nach erteilter Zustimmung); Benachrichtigungsdienste von Apple oder Google (bzw. Expo) für aktivierte mobile Push-Benachrichtigungen; sowie geräteseitige Sprachdienste, falls Sie die System-Diktierfunktion nutzen.
• Behörden oder andere Parteien, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist, zum Schutz von Rechten und Sicherheit oder im Rahmen einer Unternehmenstransaktion – jeweils unter Einhaltung geltender Schutzmaßnahmen und Informationspflichten. Wir gewähren keinen uneingeschränkten Zugriff auf einen Arbeitsbereich, nur weil ein Dritter dies anfordert.

7. Cookies und optionale Website-Statistiken

Technisch notwendige Speichervorgänge unterstützen Funktionen wie Sprachauswahl, Design-Einstellungen, Anmeldung und Sicherheit. Optionale Statistiken können separat über die „Statistik-Einstellungen“ (Metrics preferences) in der Fußzeile gesteuert werden. Eine Ablehnung dieser Statistiken schränkt die Nutzung der öffentlichen Website nicht ein.

Mit Ihrer Zustimmung verwendet unsere Website eine zufällige Browser-Kennung (gültig für 90 Tage), um einen Website-Besuch mit einer Registrierung oder einem Abonnement zu verknüpfen. Der Dienst speichert eine Einweg-Version dieser Kennung für bis zu 400 Tage. Diese Ereignisse enthalten weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse oder Inhalte aus Ihrem Arbeitsbereich. Ein Widerruf beendet diese optionale Messung und löst die Löschung der zugehörigen Besucher-Kennung aus.

Google Analytics wird erst nach erteilter Zustimmung geladen. Bei der Implementierung werden URL-Abfrageparameter (Query-Parameter) aus den übermittelten Seiteninformationen entfernt; zudem werden keine Inhalte aus Ihrem Arbeitsbereich übertragen. Google erhält technische Informationen im Zusammenhang mit den Analyseanfragen. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google sowie die entsprechenden Browser-Einstellungen. Die Zustimmung zu Website-Statistiken umfasst nicht die Diagnosefunktionen der mobilen App.

8. Logica Deck und Berechtigungen für mobile Anwendungen

Logica Deck (Android-Paket: com.logicaos.deck.mobile) verbindet ein Smartphone mit einer bestehenden, autorisierten Deck- oder LogicaOS-Installation. Die Anwendung verwaltet Geräte- und Systemkennungen, Kopplungsdaten, kryptografisches Material, Sitzungszustände, Arbeitsbereichsinformationen sowie die für die genutzten Funktionen erforderlichen Aktionen. Eine eigenständige Registrierung für ein kommerzielles Konto ist über die App nicht möglich.

• Der Zugriff auf die Kamera wird bei der Kopplung mittels QR-Code benötigt. Ausgewählte Fotos, Dokumente oder andere Anhänge werden für die von Ihnen angeforderte Aktion verwendet; durch die Auswahl einer Datei können deren Inhalte an Ihren verbundenen Arbeitsbereich und die dort konfigurierten Dienste übertragen werden.
• Die System-Diktierfunktion wandelt Sprache in Text um, den Sie vor dem Absenden noch einmal überprüfen können. Je nach Geräteeinstellungen kann die Sprachverarbeitung lokal durch das Betriebssystem oder über dessen Dienste erfolgen. Die mobile App speichert keine separaten Audioaufnahmen von Diktaten.
• Sofern aktiviert und eingerichtet, nutzt die Push-Funktion gerätespezifische Benachrichtigungs-Token sowie die von Ihrem Deck generierten Inhalte – übertragen über Expo und die Benachrichtigungsinfrastruktur der jeweiligen Plattform. Berechtigungen sowie die Anzeige von Vorschauen auf dem Sperrbildschirm können in den Geräteeinstellungen verwaltet werden.
• Optional kann ein Schutz durch biometrische Daten oder den Gerätecode (PIN/Passwort) über das Betriebssystem eingerichtet werden. Die App erhält lediglich das Ergebnis der Authentifizierung; Ihr Fingerabdruck, Ihr Gesichtsprofil oder Ihr Gerätecode werden nicht an die App übertragen.
• Entwürfe, Offline-Informationen und persönliche Einstellungen können auf dem Gerät verbleiben. Widgets nutzen eine begrenzte lokale Zusammenfassung; die Anzeige weiterer Namen oder Details ist optional. Wird eine Kopplung aufgehoben, werden die zugehörige Sitzung, der Arbeitsbereichsstatus sowie die Widget-Zusammenfassungen gelöscht. Kopien, die an anderer Stelle gespeichert wurden, bleiben an ihrem jeweiligen Zielort erhalten.
• Die optionale Übermittlung von Stabilitätsdaten ist für das gewählte System standardmäßig deaktiviert. Berichte enthalten lediglich Versionsinformationen, betroffene Bereiche, numerische Codes, Zeitdauern und Zeitstempel. Das Berichtsschema schließt Konversationstexte, Befehle, Projektnamen, URLs, Token sowie detaillierte Fehler-Stacks (Raw Error Stacks) aus. Die Berichte werden an das gewählte System übermittelt; dort gespeicherte Diagnosedaten werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht.
• Die Relay-Infrastruktur verarbeitet unter Umständen IP-Adressen, Verbindungszeiten und technische Kennungen, um Verbindungen weiterzuleiten und abzusichern. Die App verwendet verschlüsselte Verfahren für die Kopplung und Datenübertragung. Die mobile App enthält keine Werbe-SDKs von Drittanbietern und verwendet keine Workspace-Inhalte zur Auslieferung von Werbung Dritter.

9. Wie lange wir Informationen speichern

Die Speicherdauer hängt von der Art der Informationen, dem Dienst, der Bereitstellung und den gesetzlichen Verpflichtungen ab. Wir speichern Konto- und Beziehungsdaten, solange dies für die Bereitstellung und Verwaltung des Dienstes erforderlich ist; Abrechnungsdaten für die Einhaltung der Buchhaltungs- und Steuerpflichten; Supportkorrespondenz, solange dies für die Bearbeitung der Anfrage und die Nachverfolgung erforderlich ist; und Sicherheitsdaten, solange dies zur Untersuchung von Missbrauch, zum Schutz der Dienste oder zur Beilegung von Streitigkeiten erforderlich ist.

Workspace-Inhalte werden gemäß den Anweisungen des Kunden, dem Vertrag und den konfigurierten Aufbewahrungs- und Sicherungseinstellungen gespeichert. Eine Abonnementkündigung löscht nicht automatisch den Workspace-Verlauf und stellt keine Datenlöschungsanfrage dar. Lokale App-Daten unterliegen den App-Vorgaben und dem Speicherlebenszyklus des Geräts. Die Zeiträume für die Website-Attribution und die mobile Stabilität sind in den obigen Abschnitten angegeben.

Wenn Informationen nicht mehr benötigt werden, sollten sie gemäß dem geltenden Verfahren gelöscht oder anonymisiert werden. Sicherungskopien bleiben bis zu ihrem regulären Aktualisierungszyklus erhalten; Aufzeichnungen, die aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder im Streitfall aufbewahrt werden, sind auf diesen Zweck beschränkt. Wir erläutern Ihnen die relevanten Ausnahmen von der Aufbewahrungspflicht bei der Bearbeitung Ihres Löschantrags.

10. Ihre Rechte, Kontolöschung und Wahlmöglichkeiten

Je nach geltendem Recht können Sie Auskunft und Zugriff, Berichtigung, Löschung, eine portable Kopie, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen bestimmte Nutzungen verlangen. Sie können Ihre Einwilligung widerrufen und Direktmarketing widersprechen. Möglicherweise haben Sie auch Rechte in Bezug auf wichtige automatisierte Entscheidungen. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung weiter.

Senden Sie eine E-Mail an [email protected] mit dem Betreff „Privacy request“ (Datenschutzanfrage) oder „Account deletion“ (Kontolöschung). Geben Sie das betroffene Konto oder den Arbeitsbereich (Workspace) sowie Ihr Anliegen an. Übermitteln Sie dabei keine Passwörter, API-Schlüssel oder Identitätsnachweise, es sei denn, Sie wurden ausdrücklich und auf sicherem Wege dazu aufgefordert. Wir behalten uns vor, Ihre Identität und Berechtigung zu überprüfen, und werden innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist antworten. Soweit gesetzlich zulässig, kann auch ein bevollmächtigter Vertreter in Ihrem Namen handeln. Sollten wir einer Anfrage nicht nachkommen können, diese einschränken oder Daten aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen, werden wir Sie entsprechend informieren.

Bei Daten, die der Kontrolle des Kunden unterliegen, wenden Sie sich bitte an den Administrator Ihres Arbeitsbereichs (Workspace); wir unterstützen Sie gerne bei der Weiterleitung Ihrer Anfrage. Das Aufheben der Kopplung eines Mobilgeräts beendet zwar den Zugriff dieses Geräts, führt jedoch nicht zur Löschung des Kontos im Arbeitsbereich, der Organisationsdaten oder von Kopien, die bei externen Integrationen gespeichert sind. Bei Konten und Daten, die unter der Kontrolle von Rovemark stehen, können Sie die Löschung über die oben genannte Kontaktadresse beantragen. Bitte beachten Sie, dass eine bloße Deaktivierung des Kontos nicht mit einer Datenlöschung gleichzusetzen ist.

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren – etwa bei der ANPD in Brasilien oder der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde in Europa oder im Vereinigten Königreich – und eine Überprüfung unserer Antwort zu verlangen. Die Ausübung Ihrer datenschutzrechtlichen Ansprüche hat für Sie keinerlei negative Konsequenzen.

11. Internationale Datenverarbeitung

Rovemark hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten. Die Infrastruktur, das Personal, die Kundeninstallationen sowie die an der Bereitstellung von Funktionen beteiligten Dienstleister können sich in anderen Ländern befinden. Der Standort einer selbst gehosteten Installation (Self-Hosted-Installation) bestimmt nicht zwangsläufig den Standort aller externen Tools, auf die sie zugreift.

Sofern geltendes Recht internationale Datenübermittlungen einschränkt, müssen die verantwortlichen Parteien einen geeigneten Rechtsmechanismus anwenden – etwa einen Angemessenheitsbeschluss oder genehmigte vertragliche Schutzmaßnahmen –, gegebenenfalls ergänzt durch weitere Sicherheitsvorkehrungen. Für Informationen zu den Verarbeitungsstandorten und den für Ihren Dienst geltenden Schutzmaßnahmen wenden Sie sich bitte an [email protected].

12. Sicherheit und sensible Informationen

Wir setzen technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, die dem jeweiligen Dienst angemessen sind. Dazu gehören unter anderem Zugriffskontrollen, Berechtigungsbeschränkungen sowie – sofern implementiert – eine verschlüsselte Kommunikation. Kein System kann absolute Sicherheit garantieren. Bitte schützen Sie Ihre Geräte und Zugangsdaten, überprüfen Sie den Umfang von Integrationen und melden Sie jeden Verdacht auf unbefugten Zugriff an [email protected].

Übermitteln Sie keine hochsensiblen Informationen, es sei denn, das Produkt, die Konfiguration des Arbeitsbereichs, die vertragliche Vereinbarung und das geltende Recht erlauben deren Verarbeitung. Administratoren auf Kundenseite sind für die Kontrollen ihrer eigenen Implementierung sowie für die autorisierten Benutzer verantwortlich. Für externe Ziele und exportierte Dateien gelten jeweils eigene Sicherheits- und Aufbewahrungsrichtlinien.

13. Kinder

Unsere Dienste sind für die berufliche und organisatorische Nutzung bestimmt und richten sich nicht an Kinder. Wenn Sie der Ansicht sind, dass ein Kind ohne entsprechende Berechtigung personenbezogene Daten bereitgestellt hat, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, damit wir den Sachverhalt untersuchen und die gesetzlich erforderlichen Maßnahmen ergreifen können.

14. Aktualisierungen und Kontakt

Das auf dieser Seite angegebene Datum kennzeichnet die aktuelle Version. Wir können diese Richtlinie bei Änderungen an unseren Diensten, Datenpraktiken oder rechtlichen Anforderungen aktualisieren; in solchen Fällen werden wir Sie gesondert benachrichtigen oder – sofern erforderlich – Ihre Zustimmung einholen. Eine Änderung der Richtlinie allein stellt keine Berechtigung für eine neue Nutzungsart dar, die eine Zustimmung erfordert.

Datenschutz, Löschung und Support: [email protected]. Allgemeine Anfragen: [email protected]. Postanschrift: Rovemark, Inc., 2810 N Church St STE 91903, Wilmington, DE 19802, Vereinigte Staaten.